Paso 1Presupuesto & Financiación▼
12-18 meses antes
Presupuesto & Financiación▼
Basándonos en nuestra experiencia con más de 500 bodas destino en Costa Rica, aquí está el calendario que recomendamos:
Fase 1: Soñar & Investigar (12-18 meses antes)
- Define tu visión: ¿Qué tipo de boda? Íntima (20-40 invitados) o más grande (50-100)?
- Resumen del presupuesto: Establece un presupuesto total. Media en Costa Rica: 22 517 €
- Temporada: diciembre-abril (temporada seca) es ideal. La temporada intermedia (antes/después de la temporada alta) suele ser 20-30% más económica y los lugares están más disponibles. Nuestros clientes que eligieron la temporada intermedia están a menudo igual de contentos - ¡el clima suele ser estupendo!
- Depósito: Reservad local/organizador con 6 755 € depósito (normalmente 30%)
Fase 2: Reservas Clave (9-12 meses antes)
- Boda organizador: Book a local organizador (7 881 € de ahorro a través de sus contactos con proveedores)
- Lugar: Asegurad vuestro local soñado - los populares en Costa Rica se llenan rápidamente
- Proveedores principales: Fotógrafo, catering, florista, música
- Save-the-date: Envía a los invitados (muchos necesitan planificar vuelos + alojamiento)
Fase 3: Detalles & Logística (3-6 meses antes)
- Invitación formal: Con información de viaje detallada para los invitados
- Bloques de hotel: Reserva habitaciones en 2-3 niveles de precio
- Info de vuelo: Envía vuelos recomendados y consejos de reserva
- Invitado logistics: Planifica transporte grupal para el día de la boda
Fase 4: Cuenta Regresiva (1-3 meses antes)
- Confirma todos los proveedores 2 semanas antes (fechas, horarios, pagos)
- Crea un cronograma del día (detallado minuto a minuto)
- Seguro de viaje para los novios + revisa el seguro de viaje de los invitados
- Pago final a proveedores (normalmente 70% restante)
Nuestro Consejo Experto para Costa Rica:
El mejor consejo que podemos dar es RESERVAR PRONTO. Los lugares populares en Costa Rica suelen estar completos con 12+ meses de antelación, especialmente durante diciembre-abril (temporada seca). Comenzad vuestra investigación al menos 15 meses antes y aprovechad la experiencia de vuestro organizador/lugar - ¡lo han hecho cientos de veces!
Paso 2Elegir Destino & Lugar▼
12 meses antes
Elegir Destino & Lugar▼
Costa Rica ofrece una variedad increíble. La elección correcta depende de vuestro estilo, presupuesto y necesidades de los invitados.
Elegir el Destino Correcto
Al elegir tu destino en Costa Rica, considerad estos factores:
- Accesibilidad: ¿Es fácil para los invitados llegar allí?
- Clima: ¿Cómo es el tiempo durante vuestro período preferido?
- Presupuesto: ¿Cómo se comparan los precios entre diferentes zonas?
- Estilo: ¿El destino coincide con vuestra visión de la boda?
Ceremonia simbólica: Para ceremonia simbólica es más simple, pero algunas zonas pueden tener reglas específicas.
Nuestra Recomendación:
Visitad vuestro destino preferido antes de la boda (si es posible). Un viaje de 3 días cuesta 8k-15k EUR pero puede ahorrar 50k+ EUR en insatisfacción.
Paso 3Contratar Wedding Planner▼
10-12 meses antes
Contratar Wedding Planner▼
Un boda organizador local es vuestra MAYOR inversión para una planificación sin estrés en Costa Rica.
Coste & Valor
Precio: 15.000-40.000 EUR (dependiendo del alcance)
Retorno: A menudo ahorra 50.000+ EUR a través de descuentos de proveedores y prevención de errores
Tres Niveles de Servicio
Planificación Parcial (15.000-20.000 EUR)
- Recomienda proveedores
- Negocia contratos
- 3-4 reuniones digitales
Ideal para: Parejas que quieren experiencia local pero hacen mucho ellas mismas
Planificación Completa (25.000-35.000 EUR)
- Todo de la Planificación Parcial +
- Creates cronograma
- Coordina todos los proveedores
- Comunicación ilimitada
Ideal para: 85% de las parejas - mejor relación calidad-precio
Concierge (35,000-40,000 EUR)
- Todo de la Planificación Completa +
- Visita locales por vosotros
- Maneja TODOS los detalles
- Completamente sin estrés para vosotros
Ideal para: Parejas ocupadas y quienes quieren cero estrés
Importante:
El 90% de las bodas destino exitosas tienen un planificador local. El 10% que lo omite suele gastar un 20-30% más por errores y falta de conocimiento local.n't spend 100+ horas en investigar proveedores - ¡deja que tu organizador se encargue!
Paso 4Reservar Lugar▼
10-12 meses antes
Reservar Lugar▼
El local es vuestra reserva MÁS IMPORTANTE - marca el tono de toda la boda y suele ser el mayor coste.
Distribución del Presupuesto
Lugar + setup: 6 755 € (aprox. 30% del presupuesto total)
Catering (incluido en muchos locales): 5 629 € (aprox. 25%)
¿Qué incluye un Paquete de Local?
- Espacio: Lugar, setup, basic decor, chairs/tables, staff, teardown
- Catering: Welcome drink, dinner, boda cake, paquete de bebidas
- Coordinación: Coordinador del día (incluido en la mayoría de locales en Costa Rica)
Checklist Selección del Lugar
- Capacidad: Does it accommodate your invitado count?
- Alojamiento: ¿Pueden los invitados alojarse en el lugar?
- Plan de lluvia: ¿Hay alternativa interior?
- Sonido: ¿Hay restricciones de ruido (límites de horario)?
- Access: How do invitados get there?
- Exclusividad: ¿Tenéis el local entero para vosotros?
Nuestra Recomendación:
Destina el 70% a lo que los invitados EXPERIMENTAN (local, comida, música) y el 30% a lo que VEN (flores, decoración, estilismo). Esto da el mejor equilibriomorable experience and beautiful aesthetic.
Paso 5Organizar Documentación▼
6-9 meses antes
Organizar Documentación▼
La documentación es la causa #1 de estrés en bodas destino. Aquí tenéis una guía completa para Costa Rica:
Type of Ceremonia
La mayoría de parejas eligen ceremonia simbólica en Costa Rica y registrarse legalmente en España.
Ceremonia Simbólica (Más Popular)
- Sin requisitos legales - total libertad
- Elige tu propio oficiante (amigo, profesional o religioso)
- Escribe tus propios votos
- Registro legal en España antes o después (proceso sencillo)
Para TODOS los tipos:
- Pasaportes válidos (mínimo 6 meses de validez)
- Seguro de viaje para todos los invitados
- Copias de todos los documentos importantes en la nube
Importante:
El 95% de nuestras parejas eligen ceremonia simbólica + registro legal sueco. Es la opción MÁS FÁCIL y SEGURA - cero riesgo de retrasos por documentation!
Paso 6Reservar Proveedores▼
6-9 meses antes
Reservar Proveedores▼
Después del local, el siguiente enfoque: fotógrafo, catering, música, flores. Estos crean vuestra experiencia de boda.
Fotógrafo & Videógrafo
Presupuesto: 2 702 € (aprox. 12% del total)
- Fotógrafo jornada completa (8-12 horas)
- Vídeo de highlights (edición 3-5 min)
- Sesión de compromiso (1-2 horas, a menudo incluida)
- Álbum y galería digital
Consejo: ¡La fotografía es lo ÚNICO que dura para siempre. No ahorres aquí!
Catering & Bebidas
Presupuesto: 7 881 € (aprox. 35% - a menudo incluido en el local)
- Cóctel de bienvenida (1 hora antes de la ceremonia)
- Cena de 3-5 platos (¡cocina local recomendada!)
- Boda cake
- Barra libre (4-6 horas)
Flores & Estilismo
Presupuesto: 1 801 € (aprox. 8%)
- Ramo de novia + boutonnière
- Centros de mesa
- Ceremonia arch/backdrop
- Consejo: Usa flores locales de temporada - ¡más bonitas Y más baratas!
Prioridad del presupuesto:
Tienen relaciones establecidas y a menudo consiguen descuentos del 10-15%. Además, los proveedores que recomiendan están pre-evaluados en calidad y fiabilidad.
Paso 7Logística Invitados▼
4-6 meses antes
Logística Invitados▼
La logística de los invitados es clave en bodas destino. Transporte y alojamiento fluidos = invitados felices.
Información de vuelo
- Tiempo de vuelo: 12-14 timmar desde España
- Mejor momento para reservar: 4-6 meses antes para mejores precios
- Consejo: Cread una hoja de cálculo compartida con vuelos recomendados
Estrategia de alojamiento
- Block reserva: Reserva habitaciones en 2-3 niveles de precio
- Negocia: 15-25% descuento de grupo por 10+ habitaciones
- Fecha límite: Estableced una fecha límite de reserva 3 meses antes
Transporte el Día de la Boda
Presupuesto: 450 € (aprox. 2%)
- Bus grupal hotel → local → hotel
- Reserva 2 salidas (antes de la ceremonia + última hora)
- Considerad servicio de lanzadera para grupos grandes
Invitado Communication
Couples who send out a professional "Invitado Guide PDF" 5 months before report significantly fewer logistics questions.
- Información meteorológica y lista de equipaje
- Vuelos y hoteles recomendados
- Consejos locales (restaurantes, actividades)
- Boda schedule and dress code
- Contactos de emergencia
Nuestra Recomendación:
¡Invertid 2-3 horas en crear una guía completa - os ahorrará más de 20 horas respondiendo preguntas individuales de invitados!
Paso 8Finalizar & Viajar▼
1-3 meses antes
Finalizar & Viajar▼
Los últimos meses se centran en confirmar detalles, finalizar pagos y preparar el gran día.
3 meses antes
- Confirma números finales con hoteles y transporte (1 mes antes)
- Send detailed cronograma to all invitados
- Última prueba del traje de boda
- Confirmad la selección del menú con el catering
1 mes antes
- Pago final a todos los proveedores
- Confirma todas las reservas (local, fotógrafo, florista, música)
- Crea el plano de asientos
- Preparad propinas para el personal
1 semana antes
- Crea una "Lista del Día Anterior" y revísala con tu boda organizador el día antes
- Pack ceremonia items (rings, vows, marriage certificate)
- Confirma las horas de llegada con todos los proveedores
- Time for lugar inspection, vendor meetings, jet-lag recovery, relaxation
Programa del Día de la Boda
- Mañana: Peluquería/maquillaje, fotos de preparación
- Ceremonia: Normalmente 16:00-17:00 (mejor luz para fotos)
- Hora del cóctel: 17:00-18:00
- Cena: 18:00-20:00
- Primer baile + fiesta: 20:00-02:00
Presupuesto: Costes finales
Extras esperados: 2 702 € (aprox. 10-15% del total)
- Propinas para el personal (5-10%)
- Adiciones de último momento
- Cena de bienvenida para invitados
- After-party/brunch al día siguiente
Nuestro Consejo Final:
Lo que realmente importa es que os caséis con el amor de vuestra vida rodeados de las personas que más queréis. La planificación puede resultar abrumadora a veces, pero Costa Rica proporcionará un escenario inolvidable. Confiad en vuestro organizador, disfrutad del proceso y recordad: ¡cada boda es perfecta cuando la pareja es feliz!