Web de boda para una boda en el extranjero: qué necesitan saber los invitados, y cuándo

Respuesta corta

La web de una boda en el extranjero tiene que responder a lo que los invitados necesitan saber antes de reservar: la fecha, el lugar, el aeropuerto más cercano, el alojamiento y más o menos cuánto les costará el viaje. Publicad esos datos ya cuando enviéis el save the date, añadid el programa, el código de vestimenta y el formulario de confirmación cuando salgan las invitaciones, y fijad la fecha límite según cuándo necesitan saberlo el lugar y el hotel. Escribid la página en los idiomas que leen vuestros invitados, y guardad para vosotros la lista de invitados, el presupuesto y las direcciones privadas.

En casa suelen bastar una invitación y unos cuantos mensajes. En el extranjero, los invitados tienen que reservar vuelos, encontrar dónde dormir, quizá pedir varios días libres y seguir un programa en otra zona horaria. Cada pregunta que no respondáis de antemano vuelve en forma de mensaje, a menudo la misma de varias personas. Esta guía trata de la página donde se reúnen las respuestas. Para el viaje en sí, leed el viaje y las confirmaciones de los invitados para una boda en Italia; casi toda esa lista sirve también para otros destinos.

Por qué una boda en el extranjero necesita su propia página

Tres cosas separan una boda en el extranjero de una en casa, y las tres tienen que ver con la información. Los invitados deciden con dinero: vuelos y habitaciones se reservan mucho antes del día, y cuanto antes tengan los datos correctos, más fácil les resulta decir que sí. Los datos cambian: una salida se retrasa, un hotel libera habitaciones, una cena cambia de sitio. Una invitación impresa no se puede actualizar, una página sí. Y los invitados llegan de sitios distintos, con idiomas y costumbres distintos, y todos necesitan la misma respuesta.

Una página no sustituye a una invitación personal. Es el lugar al que remiten la invitación, el save the date y cada recordatorio, para que haya una sola versión de los hechos.

Qué poner en la página

Ordenad la página según las preguntas que hacen los invitados, en el orden en que las hacen.

• Fecha y lugar. El día de la boda y, si es un fin de semana con varios momentos, qué días deberían estar allí los invitados.
• Viaje y aeropuerto más cercano. El nombre del aeropuerto o aeropuertos, cómo seguir desde allí y cuánto suele durar el último tramo según el lugar o la empresa de traslados. Si organizáis traslado: cuándo y desde dónde sale. Si el lugar está en una isla, leed cómo llevar a los invitados a una boda en una isla.
• Documentación. Un recordatorio para revisar con tiempo pasaporte, DNI y posibles requisitos de visado. Las normas dependen de la nacionalidad del invitado y del destino, así que enlazad una fuente oficial en vez de resumirlas vosotros.
• Alojamiento. Dónde pueden dormir los invitados, mejor en varias franjas de precio, cómo reservar, quién paga y hasta cuándo vale un posible bloque de habitaciones. Quién paga qué lo vemos en quién paga el alojamiento de los invitados.
• Programa. Todo lo que afecta a todos los invitados: cena de bienvenida, ceremonia, banquete, el día después. Indicad hora y lugar de cada momento, en hora local.
• Código de vestimenta. Explicad qué significa en la práctica allí: ceremonia sobre césped o arena, noches que refrescan, iglesias donde hay que cubrirse los hombros. "Cóctel" no significa lo mismo en todos los países.
• Menú y dietas. Si los invitados eligen plato por adelantado, mostrad las opciones y pedid la elección en la confirmación, junto con alergias y dietas especiales. Así lo tenéis todo junto cuando pregunte la cocina.
• Datos prácticos allí. La moneda, si hace falta efectivo, por ejemplo para un taxi (preguntad al lugar), y a quién llaman los invitados el mismo día si algo falla. Tiene que ser una persona con teléfono, no vosotros dos.
• Formulario de confirmación. Sí o no por invitado, a qué momentos viene y dieta. Una respuesta por hogar en la que figure cada persona con su nombre es la más fácil de contar.