Menú, alergias y distribución de mesas en una boda en el extranjero

Respuesta corta

Preguntad por la elección de menú y las alergias en la misma confirmación en la que los invitados dicen sí o no, persona por persona y no por familia. Reunid las respuestas en una sola lista para la cocina, en un idioma en el que trabaje, con el nombre y la mesa de cada invitado. En la UE, un catering tiene que poder deciros cuáles de los 14 alérgenos del reglamento europeo sobre información alimentaria contiene un plato, aunque la comida no esté envasada. Fuera de la UE rigen las normas del país, así que preguntad al lugar por escrito. Haced la distribución de mesas cuando sepáis quién viene, y antes pedid al lugar un plano con medidas y la lista de las mesas que tiene de verdad.

En casa podéis llamar al restaurante, pasaros una tarde y señalar con el dedo. En el extranjero a menudo tenéis una cocina que habla otro idioma, un lugar que solo habéis visto en fotos e invitados de varias familias, a veces de varios países. Lo que decide si la cena sale bien rara vez es la comida. Es que la información correcta llegue a tiempo a la persona correcta. Esta guía sigue el orden de las cosas: qué preguntar a los invitados, qué necesita la cocina, a qué debe poder responder el lugar y cómo hacer la distribución de mesas a distancia.

Elección de menú y alergias en la confirmación, no después

Cada pregunta que enviéis en un correo aparte después de las confirmaciones es una pregunta que algunos invitados no contestarán nunca. Así que ponedlo todo en la misma respuesta:

• ¿Venís? Sí o no, y quién del grupo, con nombre. Los niños con su edad, si la cocina prepara menú infantil.
• Elección de menú, si dais a elegir. Preguntad primero al lugar qué puede preparar la cocina en dos o tres versiones la misma noche, para no prometer a los invitados algo que no se puede hacer.
• Alergias y dietas de cada persona, en texto libre. Pedid a los invitados que escriban lo que no toleran, no solo una etiqueta: "frutos de cáscara, también trazas" le dice más a la cocina que "alergia a los frutos secos".
• Alergia o preferencia. Dejad que los invitados distingan lo que les sienta mal de lo que simplemente prefieren no comer. La cocina trata las dos cosas de forma distinta, y tiene que poder hacerlo.

En nuestra herramienta de planificación Nuestra boda escribís el menú plato a plato y añadís alternativas, y cada invitado elige en su respuesta en vuestra web de boda. Las elecciones y las alergias se suman por vosotros, y obtenéis una lista para la cocina que podéis copiar o imprimir.

Una lista que la cocina pueda leer, en su idioma

Una cocina que recibe diez correos reenviados y una captura de pantalla acabará equivocándose. Dadle una sola lista:

• El número de cada plato, para cada parte del menú.
• Cada alergia y cada dieta con nombre y mesa, mejor aún con número de asiento si se sirve en la mesa. Así sabe el camarero qué plato va a quién.
• El idioma de la cocina. Preguntad al lugar en qué idioma trabaja la cocina. Escribid las alergias en ese idioma, o en inglés con la palabra local al lado. Evitad abreviaturas y códigos propios.
• Un solo destinatario. Enviad la lista a una persona de contacto y pedid confirmación por escrito de que la cocina la tiene.
• Una persona en el lugar. Preguntad quién tendrá la lista la noche de la boda y a quién pueden acudir los invitados con una duda sobre la comida.

Si un invitado tiene una alergia grave, conviene que hable él mismo con la cocina o con el coordinador antes de la cena. Vosotros sois los anfitriones, no los intermediarios de todo.